Программа "ПОЭТА" предназначена для автоматизации офисной деятельности организаторов экскурсий.
Задачи программы:
Поэтапно заполните справочник: раздел Параметры, Экскурсии, Места посадки, Фирмы, Точки продаж, Реализаторы, Экскурсоводы, Водители.
Введите нужные вам даты: начало сезона и конец сезона и нажмите «Изменить». Эти даты определяют период подсчета общего количества поездок экскурсоводов и водителей за заданный период (сезон).
Перед вами таблица «Экскурсии», таблица «Добавить/изменить запись» и две таблицы, в которых отображено, сколько поездок совершено каждым экскурсоводом и водителем по каждому отдельно взятому направлению.
Начать работу следует с заполнения полей в таблице «Добавить/изменить запись».
После того, как введены значения названия экскурсии, время отправления, стоимость билета, стоимость детского билета - нажмите кнопку «Добавить». Запись появится в таблице «Экскурсии». Эта таблица с перечнем экскурсий в дальнейшем будет базой для работы программы.
Если вам необходимо сделать исправления или удалить экскурсию из списка – выберите ее в таблице «Экскурсии» (нажмите мышью на строку с экскурсией). В нижнем поле активизируются кнопки «Изменить» и «Удалить». Сделав исправления, нажмите на кнопку «Изменить». Либо, если необходимо, нажмите на кнопку «Удалить».
Экскурсии в списке выстраиваются в алфавитном порядке.
В правой верхней части экрана расположены две таблицы, в которых отображается общее количество поездок экскурсоводов и водителей за сезон на выбранную экскурсию.
Т. е. если вы выбрали экскурсию ЮБК, то эти таблицы покажут, сколько поездок совершил каждый экскурсовод (из тех кто водит ЮБК) и водитель (из тех, кто возит ЮБК) за весь период работы, который вами был зафиксирован в меню Параметры.
Таблица «Места посадки» также заполняется при помощи «Добавить/изменить запись». Для этого в «Добавить/изменить запись» заполните место посадки и нажмите кнопку «Добавить». Аналогичным образом добавляются все места посадки. Если вам необходимо удалить, либо изменить место посадки - выберите нужное место посадки в таблице (кликните один раз). Место посадки отобразится в «Добавить/изменить запись». Сделав исправления в «Добавить/изменить запись», нажмите на кнопку «Изменить». Либо, если необходимо, нажмите на кнопку «Удалить».
Места посадки выстраиваются в алфавитном порядке, поэтому для создания правильной, соответствующей маршруту автобуса очередности, сначала напишите двузначный номер посадки, пробел, название места посадки (например: 01 ДК Приморский, 02 Приморский Маяк).
Если вам нужно добавить в уже состоявшийся и работающий список дополнительную (промежуточную посадку), то достаточно к цифре приписать индекс (например 02а Катюша).
Перед вами таблица «Фирмы» и таблица «Добавить/изменить запись». Заполните поля «Добавить/изменить запись». Если часть данных отсутствует (например, счет в банке) - заполните те поля, которых достаточно для заключения договора. Нажмите кнопку «Добавить». Таблица «Фирмы» пополнится записью с кратким названием фирмы. Если необходимо сделать изменения в данных фирмы, которая уже имеется в списке фирм, то наведите курсор на строку с нужной фирмой в таблице «Фирмы» и кликните один раз. В таблице «Добавить/изменить запись» откроются данные нужной фирмы. Сделайте исправления. Нажмите кнопку «Изменить». В случаях, когда данные на фирму вообще не нужны - например, это ваши редкие партнеры - то достаточно записать краткое название фирмы. Т. е. никакие поля, кроме краткого названия фирмы, обязательными для заполнения не являются.
Внесение изменений в названия фирмы приводит к обновлению данных везде, где используется название фирмы (в отчетах, рейсах, точках продаж и таблице реализаторов).
Если необходимо удалить фирму из списка, то кликните в таблице «Фирмы» на строку с нужной фирмой. Запись отобразится в таблице «Добавить/изменить запись». Нажмите «Удалить».
При удалении фирмы в отчетах, рейсах, точках продаж и таблице реализаторов данные о фирме не изменяются.
Перед вами две таблицы «Точки продаж» и таблица «Добавить/изменить запись». В таблице «Добавить/изменить запись» выберите фирму и в ячейке названия точек пропишите название точки. Нажмите кнопку «Добавить». Так впишите все ваши точки продаж.
Если это фирма-партнер, то достаточно дать одноименное название фирмы и точки.
Если необходимо сделать изменения в данных о «Точке продаж», которая уже имеется в списке, то наведите курсор на строку с нужной точкой продаж в таблице «Точки продаж» и кликните один раз. В таблице «Добавить/изменить запись» откроются выбранные данные. Сделайте исправления. Нажмите кнопку «Изменить».
Внесение изменений в данные о точке продаж приводит к обновлению данных везде, где они используются (в отчетах, и в таблице реализаторов).
Если необходимо удалить точку продаж из списка, то кликните в таблице «Точки продаж» на нужную строку. Запись отобразится в таблице «Добавить/изменить запись». Нажмите «Удалить».
При удалении точки продаж данные в отчетах, и в таблице реализаторов не изменяются.
Перед вами таблица «Реализаторы» и таблица «Добавить/изменить запись». В таблице «Добавить/изменить запись» заполните все поля – выберите из списка фирму, впишите реализатора, выберите из списка торговую точку, укажите процент. Нажмите кнопку «Добавить».
Если необходимо сделать изменения в данных - наведите курсор на строку с нужным реализатором в таблице «Реализаторы» и кликните один раз. В таблице «Добавить/изменить запись» откроются выбранные данные. Сделайте исправления. Нажмите кнопку «Изменить».
Внесение изменений в данные о реализаторе приводит к обновлению данных (имя реализатора) в отчетах. Процент реализатора в отчетах не изменяется.
Если необходимо удалить реализатора из списка, то кликните в таблице «Реализаторы» на нужную строку. Запись отобразится в таблице «Добавить/изменить запись». Нажмите «Удалить».
При удалении реализатора данные в отчетах не изменяются.
Если это фирма-партнер, то в таблице «Добавить/изменить запись» выберите нужную фирму, в ячейку «Реализатор» впишите одноименное название и в ячейке «Торговая точка» выберите из списка одноименное название фирмы. Процент можно не указывать. Нажмите кнопку «Добавить».
Перед вами таблица «Экскурсоводы», таблица «Добавить/изменить запись» и таблица «Весь список экскурсий» с полным перечнем всех экскурсий, внесенных вами. В таблице «Добавить/изменить запись» заполните все ячейки. В ячейку «Экскурсовод» впишите ФИО экскурсовода, в ячейку «Телефон» впишите номер телефона, в ячейку «Дополнительно» внесите нужную вам информацию (дополнительный номер телефона, дату рождения и т. д.). Нажмите кнопку «Добавить».
Выберите только что введенное ФИО экскурсовода в таблице «Экскурсоводы». Справа появляется еще одна таблица «Список экскурсий» (с шапкой зеленого цвета) – это личный список данного экскурсовода. Добавление экскурсий, которые водит экскурсовод из «Весь список экскурсий» в «Список экскурсий» осуществляется одиночным кликом на нужную экскурсию в таблице «Весь список экскурсий». Аналогично, для удаления экскурсии из личного списка экскурсий «Список экскурсий» экскурсовода осуществляется одиночным кликом на нужную экскурсию в таблице «Список экскурсий».
Внесение изменений в данные об экскурсоводе приводит к обновлению данных (имя экскурсовода) в рейсах.
Если необходимо изменить ФИО или номер телефона экскурсовода, нажмите в таблице «Экскурсоводы» на строку с нужным экскурсоводом. Сделайте нужные исправления в «Добавить/изменить запись». Нажмите кнопку «Изменить». Чтоб удалить экскурсовода из списка нажмите в таблице «Экскурсоводы» на строку с нужным экскурсоводом. Запись отобразится в таблице «Добавить/изменить запись». Нажмите кнопку «Удалить».
При удалении экскурсовода данные в рейсах не изменяются.
Перед вами таблица «Водители», таблица «Добавить/изменить запись» с таблицей для заполнения реквизитов на данный автобус и таблица «Весь список маршрутов» с полным перечнем экскурсий, который вы заполнили раньше. Заполните данные о водителе и реквизиты.
Нажмите «Добавить». Запись появится в таблице «Водители».
Выберите только что введенное ФИО водителя в таблице «Водители» (одиночный клик). Справа появляется еще одна таблица «Список маршрутов» (с шапкой зеленого цвета) – это личный список данного водителя. Добавление маршрута, на которые ездит водитель из «Весь список маршрутов» в «Список маршрутов» осуществляется одиночным кликом на нужный маршрут в таблице «Весь список маршрутов». Аналогично, для удаления маршрута из личного списка маршрутов «Список маршрутов» водителя осуществляется одиночным кликом на нужный маршрут в таблице «Список маршрутов».
Если необходимо изменить данные о водителе или реквизиты, нажмите в таблице «Водители» на строку с нужным водителем. Сделайте нужные исправления в «Добавить/изменить запись». Нажмите кнопку «Изменить».
Внесение изменений в данные о водителе приводит к обновлению данных (имя водителя) в рейсах.
Чтоб удалить водителя из списка, нажмите в таблице «Водители» на строку с нужным водителем. Запись отобразится в таблице «Добавить/изменить запись». Нажмите кнопку «Удалить».
При удалении водителя данные в рейсах не изменяются.
Данное меню Состоит из таблиц:
Таблица – «Список отчетов»:
Таблица – «Список отчетов»:
В меню «Отчеты» у вас есть возможность посмотреть все продажи начиная с любого числа (дата выставляется в верхней таблице «Список отчетов»). Отображаются следующие данные: фирма – продавец, реализатор, дата продажи билета, название экскурсии, дата проведения экскурсии, время начала экскурсии, фамилию и количество человек экскурсантов, доплата (т. е. долг, если он есть), возврат (в случае возврата), номер рейса (это будет удобно, когда рейсов будет много). Немаловажно, что можно будет узнать, кто внес информацию и кто ее (эту информацию) исправил, так как входить в программу каждый пользователь (ваш сотрудник) будет под своей учетной записью.
В случае, если вам мешает работать данная таблица и вы не хотите видеть ее на мониторе, то нажмите в правом верхнем углу поля кнопку свернуть 
. Для максимально удобного просмотра списка отчетов нажмите развернуть 
. Для возврата в обычное, полуразвернутое, состояние – нажмите 
. Если вам не нужно просматривать отчеты с первого дня работы, то задайте нужную дату в окне «Показывать с». Нажмите «Применить».
Таблица – «Редактирование отчетов»
Эта таблица отражает отчет конкретного реализатора конкретной фирмы за конкретный день. При этом учитывается лоток, с которого велась продажа, и процент, который установлен для реализатора. Данные, вносимые в данную таблицу: название экскурсии, дата проведения экскурсии, время начала экскурсии, фамилия и количество экскурсантов, место посадки, цена билета, предоплата за билет, доплата (если таковая имеется), возврат (если таковой имел место), рейс (это удобно, когда рейсов очень много).
При необходимости вы можете внести исправления в данный отчет.
Внизу, под таблицей – «Редактирование отчетов» вы видите итоговые цифры данного отчета, которые дают возможность проверить правильность заполнения отчета и сверить сумму наличных, которую реализатор должен сдать на руки.
Например: Всего Бондарева за 2009-06-11: 490 грн. Сдано: 366.5 грн. Долг: 50 грн. Зарплата: 73.5 грн.
Общая сумма выручки за день 490 грн. Сдано на руки 366,5. (от суммы выручки отняли долг 50 грн.) и з/пл. реализатора 73,5 грн.
Примечание. В отчетах не учитываются деньги, затраченные на хранение стендов, канцелярские товары и т. д.
Если вам необходимо посмотреть отчет за любое число, то выбираете фирму из списка, а рядом укажите дату (в формате год, месяц, число). Выбор даты можно осуществить, прокручивая колесико мыши, предварительно кликнув в поле ввода даты. Дата будет изменяться в процессе прокрутки, пока курсор мыши находится над полем ввода даты. Это позволяет избежать возможных ошибок при вводе данных с клавиатуры. Нажимаете «Выбрать отчет». Всплывает окошко со списком отчетов на данное число. Кликните один раз на нужный отчет. В Таблице «Редактирование отчетов» появится нужный отчет.
Эта же таблица является исходной базой для дальнейшего анализа работы реализатора. И, наконец, если вы захотите ознакомиться с отчетом данного реализатора за любой день сезона, вам достаточно будет указать фамилию реализатора и дату.
Фактически вы переносите с бланка конкретного реализатора его отчет за день.
Последовательность работы:
В таблице – «Редактирование отчетов» в окошке Фирма выбираете название фирмы.
Рядом с окошком Фирма находится Число – за какое число вы вносите отчет (в формате год, месяц, число). Выбор даты также можно осуществить, прокручивая колесико мыши, предварительно кликнув в поле ввода даты.
Реализатор – выбираете из списка, нажав ниже фамилии реализатора кнопку «Выбрать реализатора».
Лоток, с которого велась продажа. Как правило, лоток уже прописан в Списке реализаторов. Но, в тех случаях, когда вы переставили реализатора на другой лоток, то лоток тоже нужно выбрать.
Процент от реализации можно изменять. Если изменение разовое – укажите его здесь. Если процент реализатора изменен на длительный срок – измените его в справочнике (раздел «Реализаторы»).
Когда вы вносите данные фирмы-партнера, то достаточно: в Таблице «Редактирование отчетов» внести данные в окошко Фирма (выбрав из всплывающего списка). Затем дату внесения данных. Данные в окошке «Процент» – установить 0.
Для заполнения таблицы «Редактирование отчетов» и таблицы «Список отчетов» используется «Добавить/изменить запись».
«Добавить/изменить запись»
Данная таблица предназначена для непосредственного разнесения информации из отчетов реализатора. Заполните все ячейки по порядку. В ячейку «Название экскурсии» название экскурсии добавляется при помощи всплывающего списка. Всплывающий список появляется при помощи нажатия клавиши «+» справа от ячейки «Название экскурсии».
Время начала экскурсии и стоимость за один билет вставляется автоматически, как только вы выбрали из списка экскурсий нужную экскурсию, из той информации, которая была внесена ранее в справочник – раздел «Экскурсии».
В ячейку Дата экскурсии внесите дату проведения экскурсии. Дата прописывается вручную в формате - год, месяц, число.
Время экскурсии (начала экскурсии) подставляется в ячейке «Время экскурсии» автоматически. Внесите фамилию экскурсанта в ячейку «Фамилия». Количество человек пропишите (ПОЭТА сама просчитает сумму предоплаты). Причем, если количество экскурсантов с одной фамилией три, но проданы три билета по разной цене (например, Бндаренко – 5 чел., 3х55, 2х45), то записать в таблицу их следует двумя строками:
Так вы добьетесь, в последующем, точности расчетов прибыли.
Место посадки (выбирается из списка), цена (подставляется программой автоматически на основании Справочника). Но если стоимость билета отличается от той стоимости, которую вы внесли ранее в Справочник, то укажите нужную сумму вручную, предоплата (считается автоматически, как только вы вносите количество человек или изменяете стоимость билета), доплата (вписывается вручную, если она есть). При этом автоматически считается предоплата, возврат (нужно будет прописать лишь в случае действительного возврата), рейс (выставляется автоматически, но после того, как вы обработали этот рейс в меню Рейсы), примечания прописываете вручную (например: Вперед, Середина, Длинные ноги и т. д.).
После того, как данные заполнены и вы убедились в правильности набранной информации (особое внимание уделите дате отправления экскурсии) нажмите «Добавить».
В случае если вы неправильно разнесли информацию, ее очень просто исправить. В таблице «Редактирование отчетов» наведите курсор на строку, где допущена ошибка, и кликните один раз. Запись появится в «Добавить/изменить запись». Сделав здесь исправления, нажмите на клавишу «Изменить». Запись обновится в уже исправленном виде в таблице «Редактирование отчетов».
Открыв меню «Рейсы» вы видите три таблицы: Таблица «Проданные билеты», «Рейсы», «Добавить рейс».
Начинать работу нужно с таблицы «Проданные билеты».
В таблице имеются следующие данные:
В начале работы записи в этой таблице будут выделены синим цветом.
При одинарном клике на записи этой таблицы данные о названии экскурсии, дате и времени ее проведения будут автоматически подставлены в соответствующие поля «Добавить рейс».
Будьте внимательны в ячейке "Фирма": по умолчанию в этой ячейке будет стоять название фирмы, первой в списке фирм по алфавиту. Внесите в эту ячейку название той фирмы, которая будет Заказчиком в данной поездке (это будет отражено в договоре на перевозку пассажиров). Затем заполните свободные ячейки. Экскурсовод и Водитель заполняются путем нажатия кнопки «+» рядом с этими кнопками и выбором из списка нужного экскурсовода и водителя (если вы не нашли в списке экскурсоводов или водителей нужной фамилии – значит этот экскурсовод или водитель не ездит на данный маршрут). Ячейки Оплата экскурсовода и Оплата водителя заполняются вручную.
Нажмите кнопку «Добавить».
После нажатия «Добавить» все ячейки, кроме ячейки количество человек, в Таблице – «Рейсы» будут заполнены. Данному рейсу будет присвоен номер. В таблице «Проданные билеты» изменений пока не произойдет. Номер рейса является уникальным. При удалении рейса номер удаленного рейса больше не будет использоваться программой. Таблица «Добавить рейс» переименуется на таблицу «Редактирование», а к существующим таблицам прибавится еще две: таблица «Сформированный список экскурсантов на рейс» и таблица «Список распределяемых экскурсантов».
Таблица «Список распределяемых экскурсантов» будет заполнена следующими данными:
Таблица «Сформированный список экскурсантов на рейс» не заполнена.
Ваша задача состоит в том, чтоб из таблицы «Список распределяемых экскурсантов» «пересадить» экскурсантов в таблицу «Сформированный список экскурсантов на рейс». Для этого достаточно один раз кликнуть мышкой на фамилии добавляемого экскурсанта в таблице «Список распределяемых экскурсантов». И так все строки. После чего таблица «Список распределяемых экскурсантов» - опустеет, а таблица «Сформированный список экскурсантов на рейс» - наполнится данными. Таким же образом можно и «высадить» экскурсантов из заполненного автобуса.
Как только первый экскурсант будет «пересажен» из «Список распределяемых экскурсантов» в «Сформированный список экскурсантов на рейс», то вы сразу увидите изменения, которые произошли в таблицах «Проданные билеты» и «Рейсы».
В «Количество человек» таблицы «Рейсы» появится количество экскурсантов, которое вы «пересадили». Например, сначала 2, затем эта цифра изменится на 4 и т. д.. А в таблице «Проданные билеты» появится еще одна строка. Этому рейсу будет присвоен номер и появится количество экскурсантов, которое вы только что «пересадили».
Т. е. каждый раз, когда на рейс вы добавляете N-ое количество экскурсантов, такое же N-ое количество экскурсантов убавляется из общего количества экскурсантов, следующих в данном направлении.
Под таблицей «Сформированный список экскурсантов на рейс» находится запись
Распределено: N чел. Мест: N+1
Это означает, что в данном автобусе N посадочных мест (плюс место экскурсовода), например 17+1. Когда вы заполняете данную таблицу, то распределив 19 человек в автобус вместимостью 17 человек, вы увидите данную запись:
Распределено: 19 чел. Мест: 17+1
Т. е. два человека лишние.
В этом случае кликните на нужную строку в таблице «Сформированный список экскурсантов» и «высадите» лишних экскурсантов. Эта строка появится в таблице «Список распределяемых экскурсантов». Причем эти изменения произойдут и в таблице «Проданные билеты» и в таблице «Рейсы». Нажмите в таблице «Проданные билеты» на тот рейс, куда вы хотите распределить этих экскурсантов и добавьте в нужный автобус этих экскурсантов (если на один и тот же рейс следует несколько автобусов – см. ниже). Если на этот рейс следует один автобус, то замените автобус.
Для замены автобуса выберите в таблице «Рейсы» (или «Проданные билеты») нужный рейс. Замените автобус, выбрав из списка автобусов подходящий и нажмите «Изменить». Изменения отразятся в таблице «Рейсы» и таблице «Проданные билеты».
Если человек на рейс 50, то вам нужно распределить экскурсантов на два автобуса. Последовательность действий остается прежней. А именно:
Для распределения пассажиров на несколько автобусов вам необходимо выбрать строку в таблице «Проданные билеты», выделенную синим цветом. Это экскурсанты, не распределенные ни на один из автобусов. Строка выделенная серым – это распределенные экскурсанты. При клике на строку, выделенную серым, вы попадаете в «Редактирование», где можете высадить или посадить экскурсантов или изменить автобус или экскурсовода.
После нажатия на строке, выделенной синим в «Добавить рейс» будут подставлены соответствующие значения названия экскурсии, даты и времени отправления. Заполните ячейки Экскурсовод, Оплата экскурсовода, Водитель, Оплата водителя (на один автобус). При этом не забудьте, если требуется, исправить фирму в ячейке Фирма. Нажмите «Добавить». В таблице «Список распределяемых экскурсантов» появится список всех экскурсантов, следующих в данном направлении (в нашем случае их 50 человек).
Распределите экскурсантов в данный автобус, путем одного нажатия в таблице «Список распределяемых экскурсантов» на нужные строки. Внимательно смотрите на места посадок. А так же на запись «Распределено: N. Мест: N» снизу таблицы «Сформированный список экскурсантов на рейс» (чтоб не посадить в автобус больше экскурсантов, чем есть мест в автобусе) и на запись «Осталось: N» в таблице «Список распределяемых экскурсантов».
Распределив нужное количество экскурсантов на один автобус, приступайте к следующему автобусу. В таблице «Проданные билеты» нажмите на строку, в которой указан тот же рейс на то же число с тем же временем отправления, но с остаточным количеством экскурсантов и рейсом № 0. Этот рейс (нераспределенный) активируется в таблице «Добавить рейс». Как и прежде, заполните ячейки Фирма (если требуется), Экскурсовод, Оплата экскурсовода, Водитель, Оплата водителя. Нажмите «Добавить».
Из таблицы «Список распределяемых экскурсантов» «пересадите» экскурсантов в таблицу «Сформированный список экскурсантов».
Таким образом, можно распределить любое количество экскурсантов на любое количество автобусов.
В таблице «Проданные билеты» нажмите на строку, где указаны несколько человек, которые не поместились в ваши автобусы (после распределения по автобусам у вас осталась строка выделенная синим цветом). В «Добавить рейс» в ячейке «Фирма» выберите из списка фирму, которой вы отдаете этих экскурсантов. Никакие другие ячейки не требуют заполнения. Нажмите «Добавить». В таблице «Рейсы» данному рейсу будет присвоен номер. Но фирма отправитель будет та, которой вы отдали экскурсантов. Из таблицы «Список распределяемых экскурсантов» «пересадите» экскурсантов в таблицу «Сформированный список экскурсантов на рейс».
В таблице «Рейсы» данные рейсы будут отличаться значением «Фирма», в которой - будет название не вашей фирмы, а той фирмы, с которой эти экскурсанты уехали. Ячейки «Экскурсовод» и «Водитель» будут пустыми. Таким образом вы сможете контролировать тех экскурсантов, которых вы отдали другим фирмам. Обратите внимание на то, что при просмотре подменю «Сумма за рейс» в общем количестве экскурсантов этих экскурсантов не будет в числе тех, кто уехал с вашей фирмой.
После того, как вы распределили всех экскурсантов по автобусам, вы можете просмотреть и/или распечатать маршрутные листы. Для этого в таблице «Рейсы» выберите нужный рейс и кликните один раз. Нажмите кнопку «Маршрутный лист». Вы видите готовый список экскурсантов.
Далее меню Файл-Печать. Перед распечатыванием уберите стандартные колонтитулы - это позволит оптимально разместить всю информацию на листе.
Нажмите кнопку «Договор-заказ». Появится окно с договором. Если вы внесли в Справочник/Водители все данные правильно, то в договоре все данные будут разнесены правильно. Если что-то неверно, войдите в Главное меню Справочник/Водители, сделайте нужные поправки. Затем вернитесь в «Договор-заказ». Все изменения будут внесены в данный договор-заказ.
Обратите внимание!
Нажмите Файл/Предварительный просмотр. Уберите колонтитулы. Если весь договор-заказ вместился, то Файл/Печать. Если не все вместилось на одну страницу, то отрегулируйте «Настройки полей». Нажмите «Печать».
Если вы закончили распределять все автобусы в одном направлении, в таблице «Проданные билеты» или таблице «Рейсы» нажмите на любой из этих рейсов. Нажмите кнопку «Сумма на рейс». Откроется окно «Распределение затрат на рейс».
В шапке указано направление, дата и время экскурсии. Ниже, по порядку отражены все автобусы, следующие в данном направлении:
Так перечислены все автобусы, следующие в данном направлении. Ниже будет расположена таблица, в которой отображено количество человек, уехавших в данном направлении от каждой фирмы, сумма, затраченная на этих людей каждой фирмой и себестоимость рейса по данному автобусу.
Снизу листа посчитана средняя себестоимость по всем автобусам, отправленным на данную экскурсию фирмой отправителем. Т.е. при рассчете средней себестоимости не учитываются автобусы с вашими экскурсантами, отправленные другими фирмами.
Нажмите Файл/Предварительный просмотр. Уберите колонтитулы. Если весь договор-заказ вместился, то Файл/Печать. Если не все вместилось на одну страницу, то отрегулируйте «Настройки полей». Нажмите «Печать».
В «Ведомость за» укажите дату, за которое вы хотите сформировать ведомость. Нажмите кнопку «Сформировать». Нажмите «Печать». Откроется окно «Дневная ведомость, содержащее таблицу:
Данные сгруппированы по названию экскурсии. В конце группы - общее количество экскурсантов на экскурсию, в конце таблицы - общее количество экскурсантов за день. Для печати нажмите Файл-Печать.
Таким же образом можно просмотреть ведомость дня на последующие дни и ознакомиться с предварительными продажами.
Страница включает две таблицы: «Сумма от продажи билетов за вычетом доплаты, зарплаты реализатора и возврата» и «Общее количество проданных билетов на направление без учета возврата», которые вам расскажут о том, как работали реализаторы сегодня или за определенный период.
Выберите фирму, по которой хотите посмотреть статистику и укажите период выборки данных.
Периодом может быть как один день (в первом и втором поле будет стоять одинаковая дата), так и сезон в целом. Нажмите «Применить».
В таблице «Сумма от продажи билетов за вычетом доплаты, зарплаты реализатора и возврата» вы увидите, сумму выручки отдельно каждого реализатора за день и/или период, общую сумму от реализации всех реализаторов за день и/или период.
В таблице «Общее количество проданных билетов на направление без учета возврата» вы увидите, сколько билетов было продано по каждому направлению каждым отдельно взятым реализатором. В нижней строке общее количество билетов, проданных в этот день или период отдельно каждым реализатором. В крайнем правом столбце общее количество проданных билетов от всех реализаторов по каждому отдельно взятому направлению за день или период. В нижней правой ячейке итоговая цифра по всем направлениям от всех реализаторов за день или период.
Как сделать возврат
Откройте меню Отчеты. Пропишите число с которого вы хотите увидеть список всех отчетов. Нажмите «Применить». В таблице список отчетов найдите фамилию туристов, которые сделали возврат. Ориентируйтесь на название экскурсии, дата отправления экскурсии, количество человек, фамилия экскурсантов. Кликните по нужной строке один раз. В таблице «Редактирование отчетов» откроется именно тот отчет (конкретное число, конкретный реализатор) в котором были эти экскурсанты. А так же эта запись активируется в таблице «Добавить/изменить запись». В столбце Возврат пропишите сумму возврата (БЕЗ ДЕСЯТЫХ). Нажмите «Изменить». Запись вернется и в таблицу «Список отчетов» и в таблицу «Редактирование отчетов», но с пометкой в столбце возврат (будет отражена сумма возврата). Вернитесь в меню Рейсы. Как видите, фамилия этих экскурсантов исчезла из таблицы «Сформированный список экскурсантов на рейс». Изменилось количество человек в данном автобусе. Эти изменения произошли и в таблице «Рейсы» и в таблице «Проданные билеты».
Как это отразилось в статистике
В меню Отчеты. Данный отчет останется без изменения суммы отчета. Лишь в столбце Возврат будет пометка с указание суммы возврата.
В меню Статистика/Реализаторы в таблице «Сумма продажи от билетов с учетом зарплаты реализатора и возврата» - будет фактическая сумма отчета (Сумма выручки-з/пл. реализатора – возврат + з/пл. реализатора от возврата). Т.е. это означает, что возврат был сделан с удержанием з/пл. реализатора в пользу реализатора. В таблице «Общее количество проданных билетов на направление без учета возврата», соответственно эти билеты не были вычтены, т. е. эти билеты входят в число проданных билетов реализатора.
Оплата доплат
Как только доплата произведена, откройте меню Отчеты. Найдите нужный отчет и удалите сумму доплаты. Это изменение произойдет во всех нужных местах программы – в Маршрутном листе, в Ведомости дня, в Статистике/Реализаторы, в Статистике/Анализ прибыли.
Задайте период. Если это статистика одного дня, то в первом и втором поле укажите одну и ту же дату. Если это период, то в первом поле укажите начало периода, а во втором - его окончание.
Перед вами две таблицы.
Верхняя таблица дает представление, сколько поездок совершено тем или иным водителем каждый день за заданный период. То есть вы имеете наглядный количественный показатель поездок водителей в сравнении за день и/или период. При наведении мышкой на ячейку с числом поездок отдельно взятого водителя в определенный день вы увидите всплывающее окошко с названием экскурсии, на которую в этот день ездил этот водитель. Итоговая (нижняя) строка этой таблицы покажет общий количественный результат каждого отдельно взятого водителя.
Качественный результат будет отражен в нижней таблице. В ней вы наглядно и в сравнении увидите, сколько поездок совершено каждым водителем по тому или иному направлению. При наведении мышки на ячейку с количеством поездок по данному направлению у данного водителя появится всплывающее окошко с датой, когда эта поездка была совершена.
В правом крайнем столбце дана итоговая цифра всех водителей по каждому отдельно взятому направлению.
В нижней строке дана итоговая цифра всех поездок каждого отдельно взятого водителя.
В нижней правой ячейке дана общая цифра всех поездок совершенных вашей фирмой за день и/или весь период.
Аналогично статистике у водителей сделана статистика у экскурсоводов.
Выбираем фирму. Ставим период, за который мы хотим видеть прибыль. Если за один день, то в первом и втором окошке ставится одна и та же дата. Нажимаем «Применить».
При наведении мышки в шапке таблицы на «Сумма выручки» видно «Сумма выручки за минусом доплаты и процента реализатора».
При наведении в шапке таблицы на «Сумма затрат» видно, что в затраты включена оплата водителя, оплата экскурсовода, оплата за экскурсантов отданным другим фирмам.
Таким образом перед вами таблица, которая отслеживает ежедневно и за весь период работы:
Если фирма (реализатор) работает под процент - вся сумма, кроме процента идет в прибыль.
Если фирма (реализатор) работают с нулевым процентом - тогда выводятся "двойные суммы" распределения затрат на экск. обслуживание и трансфер.
Сумма от продажи билетов такими реализаторами в прибыль не идет.
ИСКЛЮЧЕНИЕ: если реализатор работает на фирме, которая выбрана в параметрах печати ведомости cумма от продажи билетов такими реализаторами идет в прибыль.