Программа "ПОЭТА" предназначена для автоматизации офисной деятельности организаторов экскурсий.
Задачи программы:
Чтобы приступить к работе с программой, пользователь должен получить следующие параметры:
Название организации, логин и пароль будут запрошены при обращении к адресу, указанному как адрес программы.
Для работы с программой «ПОЭТА» рекомендуется использовать Internet Explorer 7
Для корректной работы программы необходимо установить следующие настройки:
Открыв программу вы видите поле, разделенное на две части (по вертикали).
В левой части расположено Главное меню: Отчеты (принятие отчетов реализаторов), Рейсы (разнесение экскурсантов по рейсам), Статистика (раздел просмотра статистики), Справочник (информационная база).
Правая часть – рабочее поле. Информация в этой части будет меняться в зависимости от того раздела, который вы выбираете из левой части.
Начинать работу необходимо с поэтапного заполнения справочника Главного меню: Экскурсии, Места посадки, Фирмы, Точки продаж, Реализаторы, Экскурсоводы, Водители. В пункте Главного меню Параметры необходимо выставить рабочий период: дату начала и предполагаемую дату окончания сезона. Дату окончания сезона в дальнейшем можно будет изменить.
Для проведения полноценной диспетчерской нужно заполнить справочник полностью.
Следующий этап – разнесение отчетов за день. Для этого в Главном меню выберите раздел Отчеты. Вы видите три таблицы: Список отчетов, Редактирование отчетов и поля для ввода данных Добавить / изменить запись.
В верхней части таблицы Редактирование отчетов нужно выбрать: Название фирмы, Дату разнесения отчета, из списка выбирать Реализатора. Лоток, и Процент реализатора подставляется автоматически на основании данных из справочника. Если вы временно переставили реализатора на другой лоток, то пропишите лоток вручную, если вы временно изменили процент, то пропишите другой. Для внесения постоянных изменений нужно вносить изменения в Справочник.
Нижняя часть таблицы Редактирование отчетов пока остается не тронутой и будет иметь примерно такой вид:
| Название экскурсии | Дата экскурсии |
Время экскурсии |
Фамилия | Кол-во человек |
Место посадки |
Цена | Предопл. | Доплата | Возврат | Рейс | Примечание | |
последовательно заполняем следующие поля:
Нажмите кнопку Добавить. И так весь отчет. Снизу таблицы Редактирование отчетов появится итоговый результат отчета реализатора за определенный день, сумма выручки, сумма выручки минус зарплата, долг (если есть в отчете), сумма зарплаты реализатора. Ее достаточно лишь сверить с действительно суммой, чтоб убедиться в правильности разнесения отчета. Вся информация автоматически разнесется в таблицу Редактирование отчетов и таблицу Список отчетов.
Следующий отчет начинайте разносить таким же образом, начиная с верхней части таблицы Редактирование отчетов.
Чтоб сделать исправления в записи, нажмите на нужную запись в таблице Редактировать отчет. Запись появится в полях ввода Добавить / изменить запись. Измените то, что необходимо и нажмите Изменить. Запись вернется на прежнее место, но со внесенными изменениями.
Если информация разносится фирмой-партнером, то начинать вносить фамилии необходимо таким же образом. Выберите в таблице Редактирование отчетов нужную фирму и пропишите дату. Укажите реализатора, лоток и процент реализатора. В полях ввода Добавить/изменить запись все прописывайте таким же образом.
Таблица Список отчетов предназначена для хранения всех отчетов, внесенных в базу данных, имея такой внешний вид и, следовательно, содержит соответствующую информацию.
| Фирма | Реализатор | Дата продажи |
Название экскурсии | Дата экскурсии |
Время | Фамилия | Кол-во человек |
Доплата | Возврат | Рейс | Запись создал(а) |
Запись изменил(а) |
Если данная информация на сегодняшний день вас не интересует или мешает работать, то ее можно свернуть, воспользовавшись обычной кнопкой в правом верхнем углу таблицы. Удобство этой таблицы еще и в том, что записи в данной таблице можно просматривать не за весь период работы, а с определенного числа. Для этого под названием Список отчетов в окошке «Отчеты с»: задайте число с которого вы хотите просматривать отчеты и нажмите кнопку Применить.
Закончив разнесение отчетов приступаем к проведению диспетчерской. Для этого в Главном меню нажмите раздел Рейсы.
Открыв меню Рейсы вы видите три таблицы: Таблица Проданные билеты, Рейсы, Добавить рейс и в правой верхней части листа Ведомость за конкретное число.
Начинать работу нужно с Таблицы Проданные билеты. Перед вами в данной таблице будут следующие данные:
| Дата экскурсии |
Название экскурсии | Время | Кол. чел. |
Рейс |
Записи в этой таблице вначале работы будут выделены синим цветом.
Наведите курсор в таблице Проданные билеты на нужную строку и один раз кликните.
В таблице Добавить рейс появится информация.
Ячейки: Фирма, Экскурсия, Дата экскурсии, Время – будут заполнены автоматически. Но будьте внимательны в ячейке Фирма – будет стоять название фирмы первой в списке фирм по алфавиту. Внесите в эту ячейку название той фирмы, которая будет Заказчиком в данной поездке (это будет отражено в договоре на перевозку пассажиров). Затем заполните свободные ячейки. Ячейки Экскурсовод и Водитель заполняются путем выбора значения из открывающегося списка. Для открытия списка нужно нажать кнопку «+» рядом с соответствующим полям ввода. Ячейки Оплата экскурсовода и Оплата водителя заполняются вручную.
Нажмите кнопку Добавить.
После нажатия кнопки Добавить в таблице Рейсы появятся введенные данные и данному рейсу будет присвоен номер, который уникален
Таблица Добавить рейс переименуется на таблицу Редактирование, а к трем существующим таблицам прибавится еще две. Таблица Сформированный список экскурсантов на рейс и таблица Список распределяемых экскурсантов. Эти таблицы абсолютно идентичны по внешнему виду и будут иметь следующий вид:
| Фирма | Дата продажи |
ФИО | Кол-во человек |
Место посадки | Доплата | Примечание |
Но таблица Список распределяемых экскурсантов будет заполнена. А таблица Сформированный список экскурсантов на рейс не заполнена.
Ваша задача состоит в том, чтоб из таблицы Список распределяемых экскурсантов «пересадить» экскурсантов в таблицу Сформированный список экскурсантов на рейс. Для этого достаточно просто навести курсор на строку в таблице Список распределяемых экскурсантов и один раз кликнуть мышкой. И так все строки. После чего таблица Список распределяемых экскурсантов - опустеет, а таблица Сформированный список экскурсантов на рейс - наполнится данными. Таким же образом можно и «высадить» экскурсантов из заполненного автобуса.
Как только первый экскурсант будет «пересажен» из общего списка в автобус, то вы сразу увидите изменения, которые произошли в таблице Проданные билеты.
Т. е. каждый раз, когда на рейс № 1 вы добавляете N-ое количество экскурсантов, такое же N-ое количество экскурсантов убавляется из общего количества экскурсантов, следующих в данном направлении (название и дата экскурсии одинаковые, а номера рейса нет).
Таким же образом можно формировать два или три автобуса, следующих на одну и ту же экскурсию.
После того, как рейс распределен, нажмите кнопки Маршрутный лист, Договор-заказ и распечатайте их.
Нажмите Сумма за рейс - откроется окошко где подсчитаны общие затраты в данном направлении. Распечатайте.
Чтоб посмотреть Ведомость пропишите нужное число. Нажмите кнопку Сформировать затем кнопку Печать. В дополнительном окне появится ведомость. Далее Файл-Печать.
Для изучения статистики нажмите в разделе Статистика нужный раздел (Реализаторы, или Водители, или Экскурсоводы, или Анализ прибыли). Выберите фирму (для фирмы-партнера информация будет неточной, т. к. при внесении отчетов информация была введена не в полном объеме). Задайте период, за который вам нужна информация. Нажмите кнопку Применить.
Удачной работы!!!